鑫蜂维 ︳物流行业：钉钉让工作可移动在线化

▨  叙述/state   肖照虎    ▨  职位/position   总经理     杭州迈思邦物流有限公司   ▨  采访/Interview   雷少明

↓采访前做的企业背调  

企业问题

◇制作业务表格费时费力，还容易出错

◇人工登记物流车辆数据，催着核对信息很麻烦

◇用本子登记数据，易丢失且不能数据沉淀

◇交接过程中任意出现疏忽和漏洞

解决策略

◇财务后台一键导出数据表格

◇员工每天在手机上提交日志

◇云端数据随时下载

◇规范在线操作流程，直接线上查看数据

效果

◇本需要3位财务，现在只需要1位，省下2个人力成本，约10万元。

◇省时省力省话费，员工容易操作

◇很久以前的数据也不会丢失

◇员工和主管，员工和财务之间的工作责任明确

钉钉让工作可移动在线化

时间：2017年3月21日     地点：肖总办公室内

钉钉不但解放了我们这种传统企业的员工，更解放了老板，我是非常感谢钉钉的。”  —— 肖总

肖：好的。我们公司是一家物流送货公司，主要业务是配合上游发车送货。我们有二十多个司机每天往各地发货，因为驾驶员和车都是快递公司统一调度，司机这边和快递公司每个月都要核对一次发车信息，包括路线、车牌号、车辆吨位、驾驶员姓名、司机联系方式，对完了没有错我这边就开发票发工资。

以前我们的工作流程是，司机完成一天的工作以后就把自己的发车信息电话报给财务，表示今天一天的工作已经完成了；财务不在电脑旁就把这些信息记在本子上，23号我们内部要先和司机核对一次信息，做成表格，24号再和快递公司核对。

一次次电话催司机对账，还有抄数据做表格特别麻烦，一不小心就会出错。

传统手写的司机出车信息

♯记者：这么繁杂，财务对账的时候应该很麻烦吧？

肖：是啊！每个月1号 到23号对账就需要财务一个个打电话催，司机们都很拖的。我们之前有三个财务专门来负责每天的发车信息记录、和司机电话核对发车情况、做表格与物流公司核对信息、开发票发工资，但是有时司机自己都不记得一个月发了多少车，跟他核对的时候他说没问题，开出发票以后快递公司核对不是多了就是少了，又得把发票退回来让财务重新开，三个财务加班加点得浪费多少人力财力，关键是做的还都是无用功！

有时司机头天晚上发微信给财务汇报了出车情况，结果第二天财务一忙就忘记了，忘记一单司机就少了一单的费用。大家都要养家糊口的，工作不能当做儿戏，这种报错了或者忘记登记的事你说我该怪谁呢？

♯记者：那您是怎么了解到钉钉的呢？

肖：没使用钉钉之前，我一直想自己开发一款管理的软件。但是找到开发的人他说只能做个PC端，APP做不了。后来是通过百世快递的一个朋友知道钉钉的，我当时看到他手机上面有这个软件，他跟我说他们公司都在用这个办公，发通知发邮件都在这上面，还是免费的。我回来后就下载摸索了一下，当时不是很懂，就邀请部署专家给我们培训了一次，觉得不错就推行全公司使用了。目前主要还是在用日志的功能，像我们这样的传统企业，之前是没有想到可以这么方便记录和查看数据的。

员工日志报表截图

♯记者：您觉得使用钉钉以后给公司业务流程带来了什么变化？

肖：我们公司目前有两种情况，杭州这边没有推广开来，义乌那边用得非常好。

说实话，我杭州这边的驾驶员文化水平不够，一开始就跟我说不懂怎么操作这些东西，我就给杭州这一块专门配一个主管负责司机们每天的业务登记，给司机们养成惰性了，操作还是以前一样的流程。

义乌这边就用得很好，他们每天晚上一篇不漏地给我发来日志，我也不用担心谁懒得写，因为我直接导出数据不会漏掉一个人，你不发过来那这一天的钱就没有了。

这样不用一次次打电话去催，也给很多去打电话核对的时间，本来用一天去做的事情现在每个员工花一分钟就可以搞定了。所以说司机日志用得好，老板就轻松多了。

员工登记的本子和线上日志截图

“工作在线化，让我少雇了两个财务。”

♯记者：在您看来钉钉给企业带来了什么经济效益上的改变？

肖：最直接的是让我们公司减少了三个人力。目前杭州这一块钉钉还没有规范使用起来，但是义乌这边这已经做得很好了，我们可以少雇佣一个主管；以前我们公司需要三个财务来处理所有事情的，现在一个财务就搞定了，而且还不用她加班。我可以少发两个人的工资，一人四千，一年就十多万了；也不用再一个个打电话费去催，电话费不说，给大家节省的时间效益巨大无比。

以前司机要先把数据交到财务这边，财务汇总以后再和上游的物流公司核对，每个环节都有可能出现问题，出现问题以后我该找谁去负责这个很难说，现在直接在手机上避免信息传递的过程中出现问题，操作规范了责任也就明确了。

最早我们做物流的时候第一手数据都是直接记在本子上的，第二年上游公司审计跟我们拿数据，我们一下子懵了，只能翻出本子来，把一年的数据整理成表格发过去。也有把数据发在微信或者其他地方的，但是换手机或者清空缓存就都找不到了。

现在数据就存在那里丢不了，随时跟我拿都没问题，我电脑或者手机后台一导出就好了。

后台根据日志导出的表格

而且当天你开哪个车都是登记过的，车牌号码也不可能虚报。之前也出现过一些作假的情况，但是现在车都装了GPS了。你车在哪都能看到。

工作过程管控的车辆定位系统

♯记者：您使用钉钉后的感受是什么？

肖：用了钉钉半年多的时间，我义乌和杭州这两个区域用钉钉的情况不一样，带来的效率也完全不一样，可以说钉钉不但解放了我们这种传统企业的员工，更解放了老板，我是非常感谢钉钉的。而且它还免费使用，目前我们公司主要使用了钉钉的日志功能就已经有这么大的效益了，其他功能还可以再探索一下。

♯记者：您以后在对公司管理上会有什么行动和计划呢？

肖：首先，我要让杭州的分公司用起来，因为义乌的分公司已经获得了巨大的帮助和直接的收益。

其次，好的东西是应该分享的，我会推荐我的同行和其他开公司的朋友也使用钉钉，相信他们深度使用之后，会感受到钉钉给他们工作上带来的便利和效率的提升。